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Guía para principiantes sobre impuestos para trabajadores por cuenta propia

Updated for Tax Year 2019


OVERVIEW

Antes de dar el primer paso dentro del mundo de los negocios, hay una lista de tareas que tendrás que hacer a fin de evitar problemas tributarios mientras tu negocio esté en sus primeros años de vida.


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Muchos sueñan con ser trabajadores por cuenta propia, pero ese no es tu caso: En realidad, tú ya estás probando suerte. Tienes el capital inicial y un plan de negocios sólido que te ayudará a concretar tu sueño.

Pero antes de dar el primer paso dentro del mundo de los negocios, hay una lista de tareas que tendrás que hacer si no quieres quedar lleno de problemas tributarios mientras tu negocio esté en sus primeros años de vida.

Conoce tu empresa

Una de las decisiones más importantes que debes tomar cuando das el primer paso como empleado por cuenta propia es determinar cuál será la estructura de tu negocio.

El hecho de que tu negocio sea una empresa unipersonal, una compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés), una sociedad colectiva, una sociedad anónima de tipo S o una sociedad anónima de tipo C afectará el modo en que tu ingreso tributable fluye hasta tu declaración personal de impuestos.

Propietario de una empresa unipersonal:

  1. Si eres propietario de una empresa unipersonal, los ingresos y los gastos de tu negocio se deben reportar en el Anexo C. Tendrás que pagar impuestos como empleado por cuenta propia, por ejemplo, Seguro Social y Medicare.

Sociedades colectivas y sociedades anónimas:

  1. Si tienes un socio de negocios, probablemente presentarás tu declaración como sociedad colectiva o como sociedad anónima. Una sociedad colectiva debe presentar una declaración informativa, pero suele no pagar impuesto federal sobre el ingreso. Las declaraciones informativas son documentos de impuestos (la más común es el Formulario W-2) que deben presentar los negocios y los contribuyentes para reportar determinadas transacciones comerciales al Servicio de Impuestos Internos. El Formulario K-1, por lo general, se usa para reportar al Gobierno federal la parte de los ingresos de una sociedad colectiva y de una sociedad anónima de tipo S que le corresponde a una persona.
  2. A diferencia de una empresa unipersonal o de una sociedad colectiva, una sociedad anónima de tipo C se reconoce como una entidad independiente que paga impuestos para los fines del impuesto federal. Eso significa que es posible que la sociedad anónima pueda optar por deducciones especiales. También significa que la ganancia que obtiene paga impuestos en el nivel corporativo y, luego, se vuelve a pagar impuestos en la declaración de impuestos del receptor si se distribuye como dividendo a los accionistas.
  3. Las sociedades anónimas de tipo S son similares a las sociedades colectivas en cuanto a que el ingreso suele fluir hasta tu declaración personal de impuestos. Pero son similares a sociedades anónimas de tipo C en que habitualmente se fija un salario y se realizan retenciones de impuestos de nómina en el nivel corporativo para el propietario. Es posible que te reporten la totalidad o parte de tu ingreso en un Formulario W-2 al final de año.
  4. Una de las ventajas de las sociedades anónimas de tipo S es que el contribuyente puede establecer un salario, sujeto a directrices razonables. Pero si una persona se fija una remuneración demasiado baja cuando el negocio tiene ganancias, puede haber consecuencias tributarias graves, porque los salarios están sujetos a impuestos de nómina.

Aunque la estructura de una LLC es legal, es una designación en el nivel del estado que generalmente no se reconoce para los fines del impuesto federal. Debe presentar su declaración como sociedad anónima, sociedad colectiva o empresa unipersonal.

Prepárate para la declaración de impuestos

Ahora que sabes qué tipo de negocio tienes, puedes tomar las medidas que te permitan obtener deducciones de impuestos más adelante. En primer lugar, esto puede implicar obtener un número de identificación tributaria.

  • Este número se puede obtener sin cargo. Siempre es una buena idea para los trabajadores por cuenta propia obtener un número de identificación tributaria independiente para su negocio, de modo que puedan dárselo a los clientes que les solicitan un Formulario W-9. Si tienes empleados, el número de identificación tributaria es obligatorio.

Si puedes armarte un pequeño rincón en tu hogar y dedicarlo exclusivamente a tus asuntos comerciales, es posible que consigas una importante deducción de impuestos por uso comercial del hogar. No es necesario que sea una habitación separada, un escritorio colocado en un rincón de la cocina es suficiente para calificar. Eso sí, debe usarse exclusivamente para tareas comerciales, por eso es probable que la mesa de la cocina no califique.

Si nunca fuiste muy riguroso a la hora de realizar el seguimiento de lo que ganas y gastas, es momento de que lo incorpores a tu rutina diaria.

  • Hay herramientas de contabilidad personal, como Mint.com, que pueden ayudar a los trabajadores por cuenta propia a categorizar y realizar el seguimiento de sus ingresos y gastos comerciales y personales por separado. QuickBooks, de Intuit, ofrece una gama de productos financieros para que los negocios lleven sus finanzas, ya sea que estén recién empezando o establecidos y en expansión.

Aprovecha todas las deducciones de impuestos

Una de las deducciones de impuestos más comunes que pueden reclamar los empleados por cuenta propia es la de gastos del vehículo. Así que no te preocupes si la camioneta nueva que compraste para hacer las entregas de tu negocio de catering se va devaluando cada vez más. Hay varias opciones tributarias que te pueden ayudar a recuperar parte del dinero que gastas en el mantenimiento y uso de tu vehículo para fines relacionados con el negocio.

A fin de obtener las deducciones máximas para tu vehículo comercial, debes llevar un registro escrito de las millas del negocio. Además, debes anotar la lectura de tu odómetro al comienzo y al final de cada año para saber cuántas millas manejaste en total.

Puedes elegir usar las tarifas estándar por milla que fija el Gobierno federal o deducir los gastos reales.

  • El uso de las tarifas estándar por milla implica realizar el seguimiento de las millas del negocio y multiplicar esa cantidad por la tasa por milla que indica el IRS (Servicio de Impuestos Internos).
  • La deducción de los gastos reales te permite deducir gastos específicos, incluyendo depreciación o costos de alquiler (sujeto a “límites de lujo” que no permiten deducciones para autos costosos), combustible, seguro, reparaciones y lavados.

Si el peso bruto de tu auto supera las 6,000 libras, es probable que no estés sujeto a las reglas de lujo y, por lo tanto, puedas obtener una deducción mayor por depreciación o por tus pagos de alquiler. Para deducirlos, todos los gastos deben ser “comunes y necesarios”.

Sin embargo, los autos no son lo único. Hay otras deducciones disponibles para empleados por cuenta propia como, por ejemplo, las siguientes:

  • materiales de oficina
  • material de referencia
  • gastos de viajes

Pero ten en cuenta que requieren llevar meticulosamente los libros de contabilidad y presentar comprobantes para cumplir con las reglas del IRS.

Una nueva responsabilidad

La libertad de ser trabajador por cuenta propia trae la responsabilidad exclusiva por el pago de impuestos.

Además de los impuestos sobre el ingreso, es posible que tengas que cobrar y pagar impuesto sobre las ventas, un recargo ordenado por el estado, que varía de un estado a otro. Los propietarios de negocios deben consultar con el Gobierno de sus respectivos estados para ver si tienen que cobrar a sus clientes el impuesto sobre las ventas para sus productos o servicios.

Si tenías que haber cobrado impuestos y no lo hiciste, es posible que tengas que responder personalmente por el impuesto sobre las ventas que debiste haber cobrado.

Es posible que las personas también tengan que responder por el impuesto de uso, que se aplica a todos los artículos que una persona compra para el negocio y sobre los que debió haber pagado impuesto sobre las ventas, pero no lo hizo.

Ya sea que presenten la declaración como empresa unipersonal, sociedad colectiva o sociedad anónima, las personas suelen tener que pagar impuestos federales y estatales estimados sobre las ganancias obtenidas del negocio.

Por último, si tienes empleados en tu nómina, incluido tú mismo, ellos y tú deben pagar al Tío Sam los impuestos de nómina estándar sobre los salarios.

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