Puntos clave
Generalmente, puedes deducir cualquier gasto de negocio si es ambos ordinarios (común y aceptado en tu industria) y necesario (útil y apropiado para tu negocio).
Generalmente puedes deducir gastos de automóvil por visitas a los clientes, proveedores, suplidores, o viajes a reuniones de negocios lejos de lugar de trabajo.
Si le prestaste dinero a un cliente, suplidor o empleado que nunca te pagó de vuelta, tal vez puedas reclamar una deducción por deudas incobrables para contrarrestar parte de tu perdida.
Puedes deducir gastos por empleados, incluyendo salarios, bonos, impuestos de nómina, beneficios suplementarios como seguro médico, pago por enfermedad, y pago de vacaciones.
¿Qué tipo de deducciones puedo tomar como pequeña empresa?
Claro que pagas impuestos sobre las ganancias obtenidas por tu negocio. Pero también hay buenas noticias. Es posible que puedas reducir tus ingresos sujetos a impuestos de manera significativa si tomas todas las deducciones que te corresponden por tus gastos comerciales.
Para determinar si puedes deducir un gasto, pregúntate lo siguiente: ¿Este es un gasto ordinario y necesario para el negocio? El IRS (Servicio de Impuestos Internos) requiere ambos elementos.
- Un gasto es ordinario si es común y aceptado en tu sector.
- Un gasto es necesario si es útil y adecuado para tu negocio.
Lee aquí debajo sobre algunas de las deducciones más comunes para pequeños negocios.
Automóviles
Como propietario de una pequeña empresa, puedes deducir gastos de automóvil para visitar a clientes o viajar a reuniones de trabajo lejos de tu lugar de trabajo habitual. Si haces uso comercial del hogar, el viaje desde tu hogar hasta un proveedor y el viaje de regreso son un gasto comercial 100 % deducible.
Al calcular los gastos, puedes elegir entre tomar la tarifa estándar por milla (que suele modificarse cada seis meses a un año) o deducir tus gastos reales como gasolina, cambios de aceite, neumáticos, reparaciones, mantenimiento preventivo, seguro y registro vehicular.
- Si eliges deducir tus gastos reales en el año en que empiezas a usar el automóvil para fines comerciales, no puedes pasar a la tarifa estándar por milla más adelante.
- Si eliges el método de tarifa estándar por milla primero, puedes pasar al de gastos reales en un año posterior.
Al elegir el método que produzca la deducción más elevada, el número de millas que conduces cada año probablemente será el factor más importante.
- Si conduces muchas millas, puede que el método de tarifa estándar por milla sea el más adecuado para ti.
- Los automóviles que consumen más gasolina podrían permitirte reclamar una deducción de mayor valor mediante el uso del método de gastos reales.
Si decides deducir los gastos reales, tienes que llevar una cuenta detallada de tus viajes: toma nota de la fecha, las millas recorridas y el propósito de cada viaje. Intenta llevar un registro de tus viajes a medida que los realizas, momento en que es más fácil dar seguimiento a los detalles.
- Lleva un registro de tus compras de combustible, pagos de seguro y registro vehicular y costos de reparaciones y mantenimiento.
- Si el IRS alguna vez te realiza una auditoría, deberás proporcionar documentación escrita para justificar tus deducciones.
Si eres trabajador por cuenta propia, aunque reclames la deducción según la tarifa estándar por milla, también puedes deducir lo siguiente:
- la parte del interés sobre tu préstamo para automóvil que se considere gasto comercial
- impuestos locales y estatales sobre el vehículo
- costos de estacionamiento y peajes
Deudas incobrables
¿Cómo es posible que algo negativo sea bueno para ti? Es sencillo: si prestaste dinero a tus clientes, proveedores o empleados y nunca te lo devolvieron, puedes reclamar una deducción por deuda incobrable para compensar parte de la pérdida. Este tipo de deuda debe tener las siguientes características:
- Relación deudor-acreedor: debe existir una obligación legal para que un deudor le pague a un acreedor una suma de dinero específica. La mejor manera de establecer esta relación es a través de un documento escrito que especifique la cantidad del préstamo, la tasa de interés, el plan de pago, etc. Esto es especialmente importante si tú le prestas dinero a tu empresa. Sin documentación escrita del préstamo, el IRS puede considerar el anticipo como un aporte de capital a la empresa y no será deducible.
- Inutilidad: tienes que probar que la deuda es incobrable y que has intentado cobrarla.
- Pérdida: tienes que haber sufrido una pérdida por causa de la deuda.
Además, puedes reclamar una deducción por deuda incobrable si no obtienes el pago por un trabajo realizado o por productos vendidos.
- Sin embargo, a fin de calificar para tomar esta deducción que te permite ahorrar impuestos, tienes que usar el método de contabilidad por acumulación, que implica, por ejemplo, registrar los ingresos obtenidos al momento de vender un producto o servicio.
- Si tu negocio usa el método de contabilidad en base al efectivo, no puedes deducir una cuenta por cobrar sin valor como un gasto de deuda incobrable porque esos ingresos no cuentan hasta que los recibes, y no necesitarías una deducción para compensar una cantidad que no ha sido incluida en tus ingresos.
Depreciación
En el caso de un gasto comercial ordinario, deduces el costo total de la compra en ese año tributario. Sin embargo, si compras un activo para tu empresa que usarás incluso después de finalizado el año tributario actual, tienes que distribuir la deducción a lo largo de la vida útil prevista del activo. Este concepto de distribuir una deducción durante la vida útil de un activo se denomina depreciación.
El activo debe cumplir con tres requisitos para poder depreciarse. Los requisitos son los siguientes:
- debe usarse en la empresa o retenerse para generar ingresos
- su durabilidad esperada debe ser superior a un año
- debe ser algo que se desgaste, se agote o pierda su valor a lo largo del tiempo
Los siguientes activos no pueden depreciarse:
- activo que se pone en servicio y se elimina dentro del mismo año
- inventario
- terrenos
- gastos de reparación y mantenimiento que no aumenten el valor de tu activo, lo vuelvan más útil o aumenten su vida útil. (Estos gastos suelen ser totalmente deducibles en el año en que se pagan).
Por supuesto, siempre hay excepciones. Las pequeñas empresas quizás puedan deducir todo el costo de un activo depreciable en el año en que se pone en servicio, en lugar de distribuir el costo a lo largo de su vida útil.
- Esto se conoce como una deducción de la Sección 179, que es el nombre de la sección del código de impuestos que la autoriza.
- También se conoce como "gasto por depreciación", debido a que deduces todo el costo de una sola vez (de la misma manera que lo haces con los gastos comerciales) en lugar de depreciar el activo de capital a lo largo del tiempo.
- En el caso de activos puestos en servicio en el año tributario 2023, puedes tomar una deducción máxima de la Sección 179 de $1,160,000.
- La cantidad que puedes deducir se reduce si, durante el año, compras más de $2,890,000 en bienes elegibles.
A pesar de que la idea de tomar una enorme deducción inmediatamente puede sonar muy bien, ten cuidado, porque existe una desventaja. Si vendes un activo, puede que tengas que recapturar todas las deducciones por depreciación o parte de ellas. (Recapturar significa revertir la totalidad o parte de tus deducciones previas considerándolas ingresos).
Depreciación adicional: La depreciación adicional ha cambiado para los activos calificados adquiridos y puestos en servicio después del 27 de septiembre de 2017. Las reglas antiguas de depreciación adicional del 50 % aún aplican para activos calificados adquiridos antes del 28 de septiembre de 2017. Estos activos se tienen que haber comprado nuevos, no usados. Las nuevas reglas permiten un “gasto por depreciación” adicional del 100 % de los activos nuevos o usados.
- El porcentaje de depreciación adicional se reduce gradualmente, al 80 % en 2023, al 60 % en 2024, al 40 % en 2025 y al 20 % en 2026.
- Después de 2026 ya no habrá depreciación adicional.
- Este "gasto por depreciación" adicional no debe confundirse con la depreciación de acuerdo con la Sección 179 del Código, que tiene reglas totalmente distintas (ve más arriba).
- Estos gastos por depreciación del 100 % también están disponibles para ciertas producciones calificadas (cine, televisión y actuaciones en vivo) y para ciertos frutos o frutos secos plantados o injertados después del 27 de septiembre de 2017.
- La depreciación adicional del 50 % durante el primer año se puede elegir en lugar de los gastos por depreciación del 100 % para el primer año tributario que finalice después del 27 de septiembre de 2017.
Compensación de empleados
La compensación que pagas a los empleados es deducible, e incluye lo siguiente:
- salarios
- premios
- bonos
- beneficios complementarios, como seguro médico, pago por enfermedad y pago por vacaciones
Obtienes una deducción ya sea que pagues salarios a empleados (a los que proporcionas un Formulario W-2) o que recurras a contratistas independientes (a quienes les envías un Formulario 1099. Además, puedes deducir el costo de los beneficios, como los siguientes:
- seguro de vida temporal colectivo
- asistencia para adopción
- asistencia a personas dependientes
- asistencia educativa
Otros beneficios complementarios deducibles incluyen los siguientes:
- descuentos en bienes o servicios
- viajes en avión
- comidas y alojamiento
- membresías en clubes de campo
- boletos para eventos de entretenimiento o deportivos
- uso de un automóvil
Nota de TurboTax:
Si utilizas un área de tu hogar regular y exclusivamente para tu negocio, tal vez puedas reclamar la deducción de oficina en el hogar. Generalmente, tu oficina en el hogar debe ser tu lugar principal de negocio o debes utilizarlo para reunirte con clientes regularmente.
Uso comercial del hogar
Puedes trabajar desde tu casa y ahorrar en impuestos a la vez. ¿Parece imposible? No lo es, pero la deducción por uso comercial del hogar es algo complicada, de modo que tienes que saber todos los pormenores. Para tomar la deducción por uso comercial del hogar, tienes que trabajar en tu casa de manera regular y exclusiva para tu negocio. Por lo general, ese tiene que ser tu lugar de trabajo principal, o tienes que usar tu casa para reuniones con clientes de forma periódica.
- Uso exclusivo significa que usas un área específica de la casa solo para tu actividad o negocio. Por ejemplo, si usas la sala de estar de tu casa únicamente como oficina, puedes tomar la deducción. Pero, si los niños también juegan allí o miras programas de deportes por televisión en esa sala, no puedes tomar la deducción. Así que hazte un favor y traslada los juguetes y la gran pantalla de televisión a otra habitación de la casa.
- Uso regular significa que usas el espacio como oficina de manera continua. El uso ocasional o incidental no califica como uso comercial, incluso si la oficina se usa exclusivamente con fines comerciales.
Para reclamar que tu casa es tu lugar principal de trabajo, tienes que realizar la mayor parte de tus tareas allí o usar la oficina para actividades administrativas y no realizar esas actividades en ninguna otra ubicación fija, como otra oficina fuera de tu hogar.
Las actividades administrativas incluyen las siguientes:
- facturación a clientes
- tareas de contabilidad
- reserva de citas
- pedido de insumos
- elaboración de reportes
Por ejemplo, si tu negocio tiene que ver con reparar computadoras de los clientes en sus casas, puedes reclamar la deducción por uso comercial del hogar si usas tu casa para concertar citas y facturar a los clientes, aunque no repares las computadoras en tu oficina.
También puedes reclamar la deducción por uso comercial del hogar si almacenas inventario o muestras de productos en tu casa o si tienes un negocio de guardería en tu casa.
La cantidad de la deducción dependerá del porcentaje de tu casa que uses para tu negocio. Si el total de tus gastos comerciales excede los ingresos brutos del uso de tu hogar para fines comerciales, la deducción será limitada.
Los dos métodos más comunes para calcular el porcentaje de uso comercial son los siguientes:
- Dividir los pies cuadrados del espacio que usas como oficina por los del total de la casa
- Dividir la cantidad de habitaciones que se usan para la actividad comercial por el número total de habitaciones de la casa (si todas las habitaciones son de aproximadamente el mismo tamaño)
Comenzando con las declaraciones de impuestos del 2013, el IRS comenzó a ofrecer una opción simplificada para reclamar esta deducción. Este nuevo método utiliza una tasa establecida multiplicada por los pies cuadrados permitidos utilizados en el hogar.
- Para el 2023, la tasa permitida es de $5 por pie cuadrado hasta un máximo de 300 pies cuadrados.
- Si la oficina mide 150 pies cuadrados, por ejemplo, entonces la deducción sería de $750 (150 x $5).
- El espacio debe ser dedicado a actividades de negocio.
Dado que la deducción por el uso comercial del hogar es un tema complejo que ha sido materia de muchas disputas y casos judiciales, te recomendamos que leas la información más detallada sobre esta deducción que se encuentran en la Publicación 587 del IRS: Uso comercial de su hogar
Seguros
Puedes deducir gastos de seguro para tu negocio siempre que sean ordinarios y necesarios. Estos son algunos ejemplos:
- cobertura de pérdidas por deudas incobrables
- seguro contra hechos fortuitos y robo
- seguro de responsabilidad profesional o negligencia
- seguro contra accidentes y seguro médico
- seguro de gastos generales
- cobertura para vehículos usados en tu negocio
Existen algunos tipos de costos de seguro que no puedes deducir. Estos incluyen los siguientes:
- seguro de vida en el que seas beneficiario directa o indirectamente (incluye pólizas que contratas sobre tu propia vida a fin de asegurar un préstamo para tu negocio)
- seguro de pérdida de ingresos (también se conoce como seguro de interrupción de negocio)
Intereses
Por lo general, puedes deducir la totalidad de los intereses que pagas durante el año tributario por deudas relacionadas con tu negocio.
- Por ejemplo, si tomas un préstamo bancario para comprar equipo comercial, esos intereses son deducibles.
- Si acabas de iniciar tu negocio y usas una tarjeta de crédito para ayudar con los costos de emprendimiento, o si un familiar te presta dinero, esos costos de intereses también son deducibles de impuestos.
Una empresa puede deducir el interés que paga sobre préstamos de sus accionistas. Debe existir un propósito comercial válido para un acuerdo de préstamo de esa naturaleza y la documentación escrita pertinente que detalle lo siguiente:
- la cantidad del préstamo
- la tasa de interés
- la fecha de vencimiento
Debido a que el IRS puede realizar un análisis más exhaustivo de estos tipos de acuerdos, tienes que contar con las pruebas de que esta transacción es un préstamo, no una inversión.
Pon atención a los préstamos que tienen un propósito tanto personal como comercial, ya que el uso personal limitará la deducción. Por ejemplo, si tomas un préstamo para un automóvil que usas por motivos comerciales y personales, parte de los intereses pagados sobre el préstamo no será deducible.
Honorarios profesionales y legales
Los honorarios que pagas a profesionales, como abogados y contadores, son deducibles cuando guardan relación con tu actividad comercial. Si compras activos para uso comercial, los honorarios pagados por los servicios profesionales no se deducen, pero se suman a la base tributaria (o costo) de tu negocio.
Ejemplo: negocias la compra de la concesión de un territorio con exclusividad para limpieza de piscinas por $22,500. Pagas honorarios de $2,500 por servicios profesionales de un abogado para redactar un acuerdo de no competencia con el vendedor y contratas un contador para realizar una revisión de diligencia debida de los libros contables. Para fines tributarios, la base de costo de la concesión territorial es de $25,000 ($22,500 + $2,500).
Si iniciaste el negocio este año, los honorarios legales para constituir tu empresa o formar una sociedad colectiva también pueden ser deducibles.
- En 2023, puedes deducir hasta $5,000 de gastos de emprendimiento comercial y otros $5,000 en gastos de organización durante el año que inicias la actividad comercial.
- Los gastos adicionales tienen que amortizarse durante un plazo de 15 años.
Si eres propietario único, puedes deducir los honorarios de contabilidad y de preparación de impuestos en el Anexo C en la medida en que estén relacionados con tu negocio.
Planes de pensión
Si estableces y mantienes un plan de jubilación, como un Plan Simplificado de Pensiones para Empleados (SEP, por sus siglas en inglés) o un Plan de Incentivos de Ahorros para Empleados (SIMPLE, por sus siglas en inglés), puedes deducir las contribuciones a tu plan y las que haces para tus empleados. (Si no tienes empleados de tiempo completo, a excepción de tu cónyuge, puede ser que un plan 401[k] individual te ofrezca un beneficio aún mayor que un plan SEP o un plan SIMPLE).
Además, puedes deducir los honorarios del fiduciario para el mantenimiento y la administración del plan si las contribuciones al plan no los cubren. Para obtener más información acerca de los diferentes planes y cómo establecerlos, consulta los siguientes artículos:
- Publicación 560 del IRS: Planes de jubilación para pequeñas empresas (SEP, SIMPLE y Planes Calificados)
- Publicación 590-A del IRS-: Aportaciones a planes individuales de ahorros para la jubilación (IRA, por sus siglas en inglés)
Alquileres
El IRS define alquiler como cualquier cantidad que pagas para usar una propiedad que no te pertenece. La mayoría de nosotros conoce el concepto de pagar un alquiler por un espacio de oficina, un terreno o un equipo. Pero tal vez no sepas que puedes deducir parte del alquiler de tu casa, condominio o apartamento si usas una parte de esos espacios como lugar de trabajo. (Para hacerlo, tienes que cumplir los requisitos de uso comercial del hogar. Ve Gastos por el uso comercial del hogar).
Si alquilas la propiedad de algún familiar o de una empresa relacionada y el IRS considera que el alquiler es excesivo, el IRS no autorizará la deducción.
- Para evitar esto, asegúrate de que el alquiler sea similar al que pagarías a un desconocido.
- Ponte en contacto con un agente de bienes raíces y pídele que prepare comparaciones con propiedades similares en esa zona para justificar el alquiler que estás pagando a un tercero relacionado.
Los alquileres suelen ser deducibles en el año en que se pagan.
- En el caso de los alquileres que se pagan por adelantado, solo puedes deducir la parte que se aplica al uso que haces de la propiedad durante el año tributario.
- Por ejemplo: el 1 de enero de 2023, Jim firmó el alquiler de un espacio para uso comercial por tres años, con un acuerdo de pago total de $30,000 de alquiler. Pagó el costo total por adelantado. Jim puede deducir $10,000 en 2023 y otros $10,000 en cada uno de los siguientes dos años.
Impuestos
Hay muchos impuestos que puedes deducir cuando tienes un negocio. Por ejemplo: si pagas impuestos estatales sobre los ingresos brutos de tu negocio, puedes deducir ese impuesto de tu declaración federal. Como empleador, también puedes deducir la parte de los impuestos sobre el empleo que pagas para tus trabajadores.
Estos son otros impuestos que puedes deducir:
- Impuestos sobre la propiedad personal que impone el estado o Gobierno local.
- Impuestos sobre bienes raíces, que son deducibles en la medida en que uses el terreno para fines comerciales. Si calificas para la deducción por uso comercial del hogar, puedes deducir una parte del impuesto sobre la propiedad en relación con tus ingresos brutos.
- Impuestos sobre las ventas e impuestos especiales, que son deducibles al pagar compras o servicios relacionados con el negocio. Sin embargo, si el impuesto es sobre un activo depreciable, suma el impuesto al valor base del activo.
Los impuestos específicos que pagas sobre gasolina, diésel u otros tipos de combustibles para motores ya se encuentran reflejados en el costo del combustible, de modo que no puedes deducir estos impuestos por separado. Ten en cuenta que es posible que tengas derecho a un crédito o reembolso por impuestos especiales federales que hayas pagado sobre combustible usado, por ejemplo, en una actividad agrícola en la que tus vehículos se utilizaron en el campo.
Viajes, comidas y entretenimiento
Viaja con tus clientes, guarda la factura y obtén una deducción de impuestos. ¿Qué podría ser más sencillo? Solo asegúrate de que el viaje tenga un fin comercial. En otras palabras, cualquier pago que deduzcas por viajes, comidas y entretenimiento debe ser ordinario y necesario en tu actividad o negocio.
- Por lo general, en los años tributarios previos a 2018, los gastos de entretenimiento deben estar directamente relacionados o asociados con tu actividad o negocio.
- A partir de 2018, en términos generales, los gastos de entretenimiento ya no son deducibles.
Los gastos de viajes incluyen gastos de viajes ordinarios y necesarios para fines comerciales. Tienes que cumplir dos condiciones para tomar la deducción por gastos de viajes:
- Tus obligaciones deben requerir que estés fuera (de tu lugar habitual de trabajo, sin importar donde se ubique tu residencia familiar) por un tiempo considerablemente más largo que un día de trabajo normal.
- Debes dormir y descansar para cumplir con las exigencias de tu trabajo mientras estás fuera de tu hogar.
Si tu viaje cumple con estos requisitos, puedes deducir una amplia variedad de gastos relacionados con el viaje, entre ellos, los siguientes:
- transporte (uso de avión, tren, autobús o automóvil) de tu casa al destino comercial, incluidas las tarifas de taxis, autobuses urbanos y limusinas
- envío de artículos tales como muestras o materiales de exposición
- mantenimiento de tu vehículo si usas tu automóvil o camioneta para viajes de negocios (puedes elegir entre deducir los gastos reales o tomar la tarifa estándar por milla)
- peajes y estacionamiento
- alquiler de vehículos
- comidas y alojamiento. Puedes deducir solo el 50 % del costo de las comidas de negocios, pero, como excepción, en los años 2021 y 2022 puedes deducir el 100 % del costo de las comidas de negocios en un restaurante. En el 2023 el límite regresa a 50 %.
Otros gastos deducibles incluyen los siguientes:
- costos de lavado de ropa y limpieza en seco
- llamadas telefónicas
- uso de equipos de fax
- propinas
Los gastos de comidas incluyen aquellos realizados durante el viaje o para entretenimiento de clientes en tu lugar de trabajo, un restaurante u otro sitio. Esta deducción se puede aplicar también a comidas que ofrezcas a tus empleados en tus instalaciones.
Los gastos de entretenimiento abarcan una categoría muy amplia que incluye cualquier actividad que, por lo general, brinde un momento de diversión o recreación. Algunos ejemplos incluyen recibir clientes en clubes sociales, de atletismo o deportivos, salidas al teatro, paseos en yate, caza y pesca, vacaciones y otros tipos de entretenimiento similares. A partir de los años tributarios posteriores a 2017, por lo general, los gastos de entretenimiento ya no son deducibles.
Para obtener más información sobre viajes, consulta la Publicación 463 del IRS: Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles.
Otros
Hasta el momento, hemos tratado las deducciones más comunes para pequeñas empresas. Otros gastos deducibles incluyen los siguientes:
- publicidad
- gastos de educación
- licencias y cargos regulatorios
- cuotas y suscripciones correspondientes a organizaciones profesionales o publicaciones comerciales
- servicios de reinserción laboral para tus empleados
- sanciones y multas que pagas por cumplimiento tardío o incumplimiento de un contrato
Gastos que no puedes deducir
Lamentablemente, no todas las novedades sobre deducciones son buenas: algunos gastos comerciales no son deducibles bajo ninguna circunstancia.
- A pesar de que el costo de entretenimiento en clubes sociales, deportivos, restaurantes, líneas aéreas y hoteles es deducible, las cuotas de afiliación a dichos clubes no lo son, aunque tu membresía se relacione con tu actividad comercial.
- Pagos de impuestos federales sobre los ingresos.
- Gastos de cabildeo.
- Sanciones y multas que pagas cuando infringes la ley.
- Contribuciones políticas.
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