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Qué es el Formulario W-2

Updated for Tax Year 2021 • January 20, 2022 12:48 PM


OVERVIEW

El Formulario W-2 contiene información importante sobre el ingreso que ganaste a través de tu empleador, cantidad de impuestos retenidos de tu cheque salarial, beneficios provistos y otra información para el año. Utilizarás este formulario para presentar tus impuestos federales y estatales.


Para información sobre el tercer paquete de estímulo en respuesta al coronavirus, lee el artículo “Plan de Rescate Estadounidense: qué significa para ti y el tercer check de estímulo” en nuestro blog.


 

Qué es el Formulario W-2

¿Qué es el Formulario W-2?

El IRS requiere a los empleadores que reporten la información sobre sueldo y salario de sus empleados en el Formulario W-2. Tu W-2 también reporta detalles importantes sobre la cantidad de impuestos federales, estatales y otros beneficios adicionales como seguro médico, asistencia de adopción y cuidado de dependientes, cuentas de ahorro para la salud y más. Como empleado, la información en tu W-2 es extremadamente importante cuando presentas tu declaración de impuestos.

En general, si trabajas como empleado en dado año, debes recibir una W-2 de tu empleador cerca al comienzo del año próximo. También recibirás una W-2 si tu empleador retuvo impuestos de tu cheque salarial.

Puntos Clave

  • El Formulario W-2 provee información tributaria importante de tu empleador relacionada a ingresos, impuestos retenidos, beneficio y más
  • Tu Formulario W-2 debe ser enviado en o antes del 31 de enero de cada año y ser utilizado para preparar tu declaración de impuestos
  • El IRS utiliza tu W-2 para llevar cuenta de los ingresos de empleo que has ganado durante el año

¿Cuál es la fecha límite para enviarte tu W-2 en el 2022?

Para asegurar que la recibas a tiempo, el IRS requiere a tu empleador que te envíe tu W-2 a más tardar el 31 de enero próximo al cierre del año tributario. Generalmente, esto significa que los Formularios W-2 se envían por correo en o antes del 31 de enero, pero no necesariamente lo recibes en esta fecha.

Como empleador, debes presentar los formularios W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA) y al IRS en o antes del 31 de enero, pero puedes solicitar una extensión presentando el Formulario 8809, Aplicación de Extensión de Tiempo para Presentar Declaraciones Informativas. Tienes que indicar que aplica al menos uno de los criterios para que se apruebe extensión.

Incluso si solicitas y recibes una extensión para presentar formularios W-2 con la Administración del Seguro Social y el IRS, aún tienes que proveer a tus empleados copias de su W-2 en o antes del 31 de enero, a menos que también hayas solicitado una extensión para proveer las W-2 a tus empleados después de la fecha límite.

Puedes solicitar una extensión de 15 días para proveer las W-2 a tus empleados, a menos que demuestres que necesites una extensión de 30 días enviando una carta por fax al IRS.

Qué hacer si no has recibido tu W-2

Si aún no has recibido tu W-2 a principios de febrero, contacta a tu empleador. Es probable que ellos puedan proveerte una versión electrónica hasta que recibas la copia en papel por correo.

Consejo de TurboTax: Puedes utilizar un software de impuestos como TurboTax para importar electrónicamente tu W-2 incluso si no la has recibido por correo aún.

Qué hacer si encuentras un error en tu W-2

Si recibes tu W-2 y encuentras un error, ya sea que tu nombre está mal escrito, número de seguro social incorrecto, cantidades de dinero erróneas o cualquier otro error, infórmalo a tu empleador y solicita una W-2 corregida.

¿Quién recibe un Formulario W-2?

Debes recibir un Formulario W-2 solo si eres empleado.

Consejo de Turbotax: Si eres un contratista independiente y trabajas por tu cuenta, puede que el trabajo que hagas sea similar al de un empleado, pero debes recibir un estado de ingresos en un Formulario 1099-NEC en vez de una W-2.

Puede que recibas varias W-2 si:

  • Cambiaste de trabajo durante el año calendario, o
  • tuviste más de un trabajo donde eres empleado, o
  • la compañía donde trabajas fue adquirida por otra compañía

¿Cómo utilizas una W-2?

El empleador es quien prepara el Formulario W-2 y contiene información importante para preparar tu declaración de impuestos. Esta reporta el salario total para el año y contiene la cantidad de impuestos estatales, federales y otros retenidos de tu cheque. Puede que también contenga información sobre:

  • Propinas
  • Contribuciones a tu plan de retiro 401(k)
  • Contribuciones a tu cuenta de ahorro para la salud
  • Primas que tu empleador paga por cobertura médica
  • Una variedad de otra información

Cómo leer una W-2

2021 IRS W-2 Form

Recuadros A-F

Estos recuadros en tu W-2 contienen toda la información de identificación sobre ti y tu empleador. Verás tu número de Seguro social (Recuadro A), nombre (Recuadro E) y dirección (Recuadro F) aparecen aquí, mientras que el número de identificación de tu empleador (EIN) (Recuadro B), nombre y dirección (Recuadro C) y número de control, si alguno, (Recuadro D) aparece aquí también.

Recuadros 1 y 2

El recuadro 1 muestra tu ingreso tributable total pagado por tu empleador incluyendo sueldos, salarios, propinas, bonos y otra compensación tributable. El recuadro 2 muestra la cantidad total de impuestos federales que tu empleador retuvo a tu nombre.

Recuadros 3-6Los recuadros 3 y 5 muestran la cantidad de tus ingresos sujetos impuestos de Seguro Social y Medicare, respectivamente. Los recuadros 4 y 6 la cantidad retenida de impuestos de Seguro Social y Medicare. Puede que las cantidades en los recuadros 3 y 5 sea diferente a l cantidad en el recuadro 1. Esto sucede frecuentemente en situaciones donde difieres ingresos, como cuando contribuyes a un 401(k) u otro plan similar.

Recuadros 7 y 8

Si tuviste ingresos de propinas, el recuadro 7 muestra cuanto se ha reportado en propinas mientras que el recuadro 8 muestra cuanto tu empleador te asignó en propinas.

Recuadro 9

Este recuadro reportaba un beneficio que ya no existe. Como resultado de esto, este recuadro se ha sombreado de gris.

Recuadro 10

Si tu empleador proveyó o pagó beneficios de cuidado de dependientes, el recuadro 10 reporta esta cantidad.

Recuadro 11

Si recibiste ciertos ingresos de compensación diferida de tu empleador de un plan no-calificado, esta cantidad se reporta en el recuadro 11.

Recuadro 12

Si recibiste otros tipos de compensación o reducciones a tu ingreso tributable, estos se reportarán en los encasillados del recuadro 12. Tendrás un código de una o dos letras correspondiente a cada uno, incluyendo contribuciones a un plan 401(k), contribuciones a cuentas de ahorro para la salud hechas por tu empleador, o el costo tributable de un seguro de vida colectivo a término fijo sobre $50,000.

Recuadro 13

El recuadro 13 reporta si trabajaste como un empleado no-estatuario y no está sujeto a retención impuestos federales, participaste en un plan de retiro patrocinado por tu empleador como 401(k) o 403(b), o recibiste pagos por enfermedad recibidos a través de un tercero, como una póliza de seguro.

Recuadro 14

Si tienes otra información tributaria que no encaja en los otros recuadros de tu W-2, puede que tu empleador utilice el recuadro 14 reportarla. Algunos ejemplos incluyen impuestos retenidos para el seguro de incapacidad estatal, cuotas de unión, pagos de uniformes, primas de seguro médico deducidas y otros.

Recuadros 15-20

Tu empleador utiliza los recuadros 15-20 para reportar información sobre impuestos estatales y locales con el código de dos letras abreviando el nombre del estado, junto con el número de empleador asignado por el estado. Estos recuadros pueden reportar salarios de dos estados y dos localidades y están divididos y separados por una línea entre cortada.

Si tu empleador necesita reportar información para más de un estado o localidad, necesitan preparar un segundo Formulario W-2 para que lo utilices.

¿Cuál es la diferencia entre una 1099 y una W-2?

Tanto el Formulario W-2 como el Formulario 1099 tienen como propósito reportar ingresos que hayas generado a través del año. Donde difieren es en las circunstancias bajo las cuales recibirías y la formar de abordar la planificación para la época tributaria.

Cuando trabajas como empleado, tu empleador debe enviarte una W-2 para completar tu declaración de impuestos, Formulario 1040. Si trabajas como un contratista independiente, probablemente la compañía te enviará un Formulario 1099-NEC en vez de una W-2.

La diferencia entre una 1099 y una W-2 primordialmente se resume a la retención de impuestos. Los empleadores (W-2) retienen dinero de tu paga y lo envían a varias agencias tributarias en tu nombre a través del año.

Como un trabajador por cuenta propia (1099), el negocio que te está pagando no retiene dinero en tu nombre. Tú eres responsable de hacer tus propios pagos de impuestos estimados.

¿Cuál es la diferencia entre los formularios W-4 y W-2?

Aunque tienen nombres similares, hay grandes diferencias entre los formularios W-4 y W-2.

Primero, difiere quien prepara cada formulario. Si trabajas como un empleado, llenas un formulario W-4 y se lo entregas a tu empleador. Tu empleador prepara una W-2 a fin de año, te lo envía a ti, también al IRS y a la Administración del Seguro Social.

Segundo, la W-4 le dice a tu empleador cuantos impuestos debe retener de tu cheque salarial. La W-2 dice cuánto dinero ganaste de tu empleador y cuanto impuesto fue retenido a tu nombre durante el año tributario.

Debes considerar revisar tu retención de impuestos anualmente para asegurarte de que se esté reteniendo la cantidad correcta de dinero de tu queque salarial. Si recibes un gran reembolso cada año y prefieres recibir un mayor cheque en cada periodo de pago, puedes utilizar el Formulario W-4 para decirle a tu empleador que modifique tu retención de impuestos.

Así mismo, si pagaste impuestos de menos y quedaste con un balance a deber al IRS, puedes proveer una nueva W-4 a tu empleador para que puedan retener más de tu cheque. Esto te puede ayudar a evitar tener que enviarle un cheque al IRS cada año.

Para tener una idea más clara de cuanto impuesto debes retener, utiliza la  W-4 calculadora de impuestos de TurboTax.

¿Qué es “Cafe 125” en una Forma W-2?

No lo confundas con un lugar al cual ir por un café, Cafe 125 se refiere código de la regulación del IRS sección 125 con relación a planes de cafetería o beneficios libres de impuestos. Los empleadores pueden escoger establecer un plan “cafetería” por una variedad de razones, como ingresos antes de impuestos para ciertos beneficios como:

Tú, tu esposo o dependientes pueden ser elegibles para estos planes si cumplen requisitos específicos establecidos por tu empleador.

Cuando tienes un “Cafe 125” reportado en tu W-2, esto no cambia como preparas tu declaración de impuestos. El dinero que separaste por elecciones que hiciste en tus beneficios de cafetería de tu trabajo ya ha sido reducido del total reportado en el recuadro 1 de tu W-2.

¿Qué es el Formulario W-2G?

Si apostaste y recibiste ganancias, estas típicamente tienen que incluirse en tu ingreso tributable. El casino u otro operador de apuestas puede proveerte un Formulario W-2G inmediatamente en el lugar de apuestas o al final de enero que utilizarás para preparar tu declaración de impuestos.

Esta forma muestra ganancias reportables. Puede que no necesariamente recibas una W-2G con todas las ganancias que recibiste, aun así, tienes que reportarlas. Si recibes varias formas W-2G, debes entrar las ganancias de cada una de ellas cuando prepares tu declaración de impuestos.

La importancia de tu retención de impuestos

Cuando tu empleador retiene una cantidad de tu cheque para impuestos, esas cantidades se envían al IRS y a otras agencias tributarias a través del año. Puede que no te des cuenta, pero en la mayoría de los casos, no puedes esperar hasta la fecha límite para pagar la totalidad de tus impuestos. Estas autoridades tributarias le requieren a todos hacer pagos periódicos a través del año; sin embargo, tu empleador se encarga de esto por ti basándose en la información de tu Formulario W-4.

Cuando prepares tu declaración de impuestos y calculas tus impuestos para el año, la cantidad de retención que tu empleador reporta en tu W-2 se debe restar de tu factura de impuestos. Una vez que llevas a cabo este cálculo, sabrás si recibirás un reembolso o si tienes que hacer un pago adicional.

Verifica tu nombre y número de Seguro Social

La sección de identificación de tu W-2 es una herramienta de rastreo. Si el ingreso que reportas en tus impuestos no está de acuerdo con la información en todas tus W-2, el IRS querrá saber por qué. Similarmente, el IRS compara las cantidades de pago reportadas con los reportes de impuestos corporativos de tu empleador para ver su exactitud.

Pero lo más importante, dado que el IRS recibe una copia de tus W-2, ya sabe que es probable que tengas ingreso reportable y puede que te contacte si no presentas tu declaración de impuestos.  Si el nombre o número de Seguro Social es incorrecto, debes reportarlo inmediatamente a tu empleador para que lo corrija.

Cómo adjuntar tu W-2

Cuando terminas tu declaración y te preparas para enviarla, recuerda que debes incluir una copia de tu W-2. Si presentas tus impuestos utilizando TurboTax la información de tu W-2 es enviada electrónicamente junto con tu declaración de impuestos. Sin embargo, si envías tu declaración por correo, tienes que adjuntar una copia de tu W-2 en la parte de al frente de tu declaración.

Haz tus impuestos a tu manera con TurboTax. Hazlos tú mismo, con la ayuda de un experto o solicita que un experto los haga por ti de principio a fin. Tus impuestos quedarán bien hechos.

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