Mantenimiento de buenos registros de impuestos
Mantener buenos registros de impuestos no tiene que significar un cajón de escritorio desbordado. Hay muchas herramientas en línea que pueden ayudarte a mantener organizados incluso tus registros de impuestos en papel.
Puntos Clave
- Conserva documentos relacionados con activos físicos, como una vivienda, un automóvil o equipos de oficina, durante más de siete años.
- Usa suministros de oficina básicos, como clips para carpetas o un archivador de acordeón, para mantener juntos documentos similares.
- Considera dejar de usar papel en tus documentos tributarios y utiliza almacenamiento en línea o proveedores en la "nube" para almacenar archivos digitales de manera segura.
- Las deducciones por uso comercial del hogar pueden incluir el costo del servicio de Internet en tu hogar, una línea telefónica separada y el costo de mejoras a tu oficina en el hogar.
Buen mantenimiento de registros
Llevar buenos registros de impuestos puede ser sencillo si creas un sistema y lo sigues. Averiguar qué documentos corresponde conservar es solo la mitad del trabajo. Mantenerlos organizados requiere disciplina. Sin ella, terminarás con una caja de zapatos desordenada repleta de recibos.
Pero no te preocupes: hay herramientas en línea disponibles que te permiten mantener la organización. Si no eres experto en tecnología, existen muchos métodos probados para mantenerte organizado.
"Observamos muchas más pequeñas aplicaciones, como Expensify, que puedes comprar para tu teléfono inteligente. Realmente atraen a algunas personas".
Mark Schwanhausser, analista de servicios financieros
Guardar recibos
El primer paso para lograr una administración de documentación eficiente es determinar cuáles documentos conservar y durante cuánto tiempo. Algunos son obvios, como los estados de cuenta mensuales de cuentas bancarias, tarjetas de crédito, inversión y jubilación. Otros podrían no ser tan obvios. Es posible que necesites un recibo de farmacia como prueba de un gasto médico o el recibo de un campamento de verano para acceder a un posible crédito por cuidado de hijos menores.
Cuando se trata de recibos, hay dos preguntas: (1) ¿cuáles conservas?, (2) ¿durante cuánto tiempo? Las respuestas varían según el contribuyente.
La regla general entre los expertos es siete años, aunque en los recursos del Servicio de Impuestos Internos se elaboran algunas situaciones en las que son aceptables períodos de retención más cortos. Carol W. Thompson, agente registrada y experta en impuestos de Springvale, Maine, sugiere que algunos documentos se conserven incluso durante más de siete años. Entre los documentos de esa categoría se encuentran aquellos relacionados con activos físicos, como una vivienda, un automóvil o equipos de oficina.
Algunas compras, especialmente si están relacionadas con un gasto de negocio, se deprecian con el tiempo. Los documentos relacionados se deben conservar mientras seas el propietario del bien o el artículo. El IRS (Servicio de Impuestos Internos) advierte que los documentos relacionados con transacciones de bienes raíces se deben conservar hasta que se hayan liquidado todas las obligaciones tributarias de la propiedad (en algunos casos, un año o más después de la venta).
Igual de importante es reconocer que está bien tirar algunos recibos.
"No es necesario que guardes todo", explicó la experta en organización Jodie Watson, propietaria de Supreme Organization, una empresa con sede en Los Ángeles, California. "En la mayoría de los casos, no necesitas recibos de supermercado, a menos que los quieras para llevar tus propios registros y saber cuánto gastaste en las compras".
Preservar documentos en papel
Durante generaciones, las personas han archivado sus recibos impresos en caso de que los auditores del IRS (Servicio de Impuestos Internos) busquen pruebas concretas de los gastos reportados en una declaración de impuestos. Muchas personas descubren que la tinta se desvanece en el papel y que este resulta difícil de organizar.
No tiene por qué ser así. Watson sostiene que aplicar algunos pasos organizativos sencillos durante todo el año pueden hacer que el proceso sea menos abrumador.
"Necesitas algún tipo de sistema de archivo, ya sea un archivador, una caja o un archivo en la computadora", desarrolla Watson. "Sea lo que sea, necesitas algún tipo de sistema donde puedas etiquetar las cosas".
Watson sugiere que tengas una caja solo para los documentos relacionados con los ingresos y otra para cualquier otro documento. El simple hecho de mantener los documentos relacionados con los impuestos separados de los demás es un gran primer paso y un ahorro de tiempo cuando llega el momento de realizar la selección.
Mantén los documentos de cada caja organizados por fecha o categoría. Según Watson, cualquiera de las dos opciones es efectiva, pero apégate a una durante el transcurso de un año. Mezclar los dos métodos solo generará confusión.
Watson recomienda suministros de oficina básicos, como clips para carpetas o un archivador de acordeón, para mantener juntos documentos similares.
Si te preocupa que la tinta de los recibos se desvanezca, haz copias y archívalas. El truco está en hacerlo de manera constante. El escaneo de recibos podría convertirse en una "cita" periódica en tu calendario semanal o mensual. De paso, coloca los originales en un sobre adjunto que diga "recibos originales". Puede ser un poco desprolijo, no hay problema. Esos recibos solo sirven como respaldo.
Nota de TurboTax:
Usa software de finanzas personales, como Mint.com o Quicken de Intuit, para realizar un seguimiento de los gastos e incluso categorizar aquellos que son deducibles de impuestos.
La tecnología es estupenda
Eliminar los documentos de impuestos en papel no solo es bueno para el medio ambiente, sino que además ofrece una mayor flexibilidad con el sistema de archivo. Muchos bancos y compañías de tarjetas de crédito permiten que los clientes descarguen sus registros en sus propias computadoras y creen copias de seguridad. Del mismo modo, los documentos importantes en papel se pueden escanear como archivos PDF digitales y almacenar en una computadora. Esos archivos se pueden etiquetar o marcar con notas sin poner en riesgo el documento real.
Watson sabe que algunas personas desconfían de mantener únicamente un archivo digital, pero sugiere que lo prueben.
"Haz una cosa, por ejemplo, un estado de cuenta bancaria, sin papel", propone Watson. "Comienza con un tipo de documento y descubre cómo funciona. Luego, agrega otros".
Si bien el IRS no tiene problemas con los registros digitales, les recuerda a los contribuyentes que deben poder reproducirse "en un formato legible" y que los requisitos de retención para los registros en papel también se aplican a los registros digitales.
Por último, los archivos digitales se deben almacenar en un lugar seguro. Los proveedores de almacenamiento en línea o en la "nube", como DropBox, Google y SugarSync, ofrecen algunos de estos servicios básicos.
El software de finanzas personales, como Mint.com o Quicken de Intuit, puede ayudarte a llevar un registro de tus gastos e incluso categorizar aquellos que son deducibles de impuestos. A menudo, es posible exportar estos registros, si es necesario, o transferirlos directamente a un software de impuestos como TurboTax, lo cual facilita la presentación de impuestos.
Aplicaciones para teléfonos inteligentes
Mark Schwanhausser, analista sénior de servicios financieros de Javelin Strategy and Research en Pleasanton, California, está atento a los servicios en línea y los servicios para teléfonos inteligentes centrados exclusivamente en la organización de las finanzas.
"Observamos muchas más pequeñas aplicaciones, como Expensify, que puedes comprar para tu teléfono inteligente", explicó. "Realmente atraen a algunas personas. Llegaron muchas herramientas pequeñas para ayudarnos con nuestras finanzas".
Expensify carga las transacciones de una cuenta bancaria en una base de datos fácil de usar, donde el usuario puede agregar notas o "etiquetar" los gastos con palabras clave. Los servicios en línea, como Mint.com, pueden importar e indexar transacciones de varias cuentas y etiquetarlas con notas.
Los calendarios en línea gratuitos, como los que ofrecen Google y Yahoo, también pueden ser un buen lugar para anotar los gastos relacionados con las citas.
Schwanhausser expresó que estos servicios en línea también están ganando popularidad entre las instituciones financieras.
Los bancos más pequeños y algunas cooperativas de crédito están implementando estos mismos tipos de servicios con sus sitios de banca en línea, tal como ya lo han hecho las empresas emergentes y los grandes bancos.
Seguridad en casa
A medida que aumentan las oportunidades de trabajo a distancia, más personas deducen los gastos de una oficina en el hogar. Si bien las reglas en torno a esta deducción pueden ser muy estrictas, Carol W. Thompson, experta en impuestos de Springvale, Maine, que también imparte cursos de certificación para profesionales de impuestos, advierte que muchas personas pasan por alto posibles deducciones.
El gasto por el uso comercial del hogar incluye más que solo el costo del servicio de Internet en el hogar y una línea telefónica separada. Todos los demás gastos relacionados con el mantenimiento de una vivienda también se pueden deducir, desde la factura de electricidad y la factura de basura hasta la prima del seguro del propietario de la vivienda.
Del mismo modo, se deben archivar como posibles deducciones los recibos de las mejoras a la oficina en el hogar, ya sean algo menor, como agregar estantes, o bien mejoras importantes, como instalar iluminación o mover paredes.
Thompson aclaró que las deducciones por el uso comercial del hogar se toman como una fracción del gasto, no como el gasto total. Por ejemplo, no reclames la electricidad de toda la casa como deducción. La deducción solo se aplica al área designada como espacio de oficina.
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