Uso comercial de vehículos
Si usas vehículos en tu pequeña empresa, la forma y el momento en que los deduces para uso comercial pueden tener importantes consecuencias tributarias. A continuación, aprenderemos todos los detalles acerca de las deducciones por millaje, las diferencias entre la compra y el alquiler de vehículos, y la depreciación de estos. Las reglas especiales que rigen el uso comercial de los vehículos pueden generar grandes ahorros en impuestos.
Puntos clave
- El costo de operación de los automóviles, los vehículos SUV y las camionetas que se usan para actividades comerciales suele ser deducible, junto con los costos de los vehículos que se usan como equipo de trabajo (como los volquetes) y los vehículos que se usan para alquilar (como los taxis).
- Puedes calcular los gastos de la mayoría de los vehículos usando la tarifa estándar por milla del IRS ($0.655 por milla en 2023 y $0.67 por milla en 2024) o sumando los gastos reales (gasolina, aceite, neumáticos, reparaciones, etc.) del uso comercial del vehículo.
- El vehículo que se usa para fines comerciales puede ser de la sociedad anónima o de un empleado. El método para reclamar la deducción variará según el propietario del vehículo..
- El vehículo que se usa para fines comerciales puede ser de la sociedad anónima o de un empleado. El método para reclamar la deducción variará según el propietario del vehículo.
Preguntas importantes
A menudo, las deducciones por el uso de vehículos en tu empresa pueden ser significativas, por lo que debes tomar las siguientes decisiones.
- ¿Qué te conviene usar como deducción? ¿La tarifa estándar por milla o los gastos reales del uso comercial de tu vehículo?
- ¿Quién debe ser el propietario del vehículo? ¿La empresa, el dueño de la empresa o el empleado?
- ¿La empresa debe comprar o alquilar el vehículo?
Información general
Los vehículos para uso comercial incluyen automóviles, vehículos SUV y camionetas que se destinan a actividades comerciales.
Automóviles de lujo
Hace algunos años, el Congreso decidió que los contribuyentes no debían subsidiar el uso de vehículos de lujo a través de las empresas. Para evitarlo, la ley restringe las deducciones por depreciación permitidas para los automóviles de lujo. Pero no pienses en un Rolls-Royce o un Ferrari. El Congreso tiene una visión mucho menos extravagante del concepto de lujo.
Para los vehículos nuevos y usados que se pusieron en servicio en 2023 (suponiendo que el vehículo se usó únicamente para fines comerciales):
- La deducción máxima por depreciación del primer año es de $12,200, más hasta $8,000 por depreciación adicional.
- Se puede deducir el 80 % de los costos de los vehículos SUV con un peso de carga de más de 6,000 libras, pero que no supere las 14,000 libras, con la depreciación adicional en 2023.
Mantén buenos registros
El IRS (Servicio de Impuestos Internos) es muy estricto a la hora de deducir el costo de los vehículos. Por ello, si planeas reclamar una deducción, debes llevar un registro detallado de las millas y otros gastos.
Tarifa estándar por milla en comparación con los gastos reales
Elegir si te conviene usar la tarifa estándar por milla o los costos reales depende de ti.
- Cuanto más económicos sean los costos de operación del vehículo, más probable será que te convenga utilizar la tarifa estándar por milla.
- Cuanto más altos sean los costos de operación, como gasolina, reparaciones, neumáticos, etc., más te convendrá usar el método de costos reales.
Tarifa estándar por milla
El IRS permite que los empleados y trabajadores por cuenta propia usen una tarifa estándar por milla de $0.655 en 2023 y $0.67 en 2024.
Para aplicar la tarifa estándar por milla en un vehículo de tu propiedad, debes usar este método durante el primer año en que el vehículo esté al servicio de tu empresa. Luego, en los años posteriores, puedes intercambiar entre la tarifa estándar por milla y el método de gastos reales.
Para determinar la cantidad de millas recorridas con fines comerciales, necesitas dos cifras de cada vehículo:
- La cantidad total de millas que recorrió durante el año.
- La cantidad total de millas que recorrió exclusivamente para fines comerciales.
Realizar un seguimiento de las millas totales recorridas durante el año es sencillo. Debes anotar la lectura del odómetro el día en que comienzas a usar el vehículo para fines comerciales y, luego, la lectura del último día del año.
Las millas que se computan para la deducción por uso comercial incluyen la cantidad de millas reales que se realizan para fines comerciales, incluidos los siguientes:
- Visitar a un cliente o tener una reunión.
- Dirigirte al banco, la tienda de suministros de oficina o la tienda de informática por motivos comerciales.
- Reunirte con el contador o el abogado para tratar temas comerciales.
Algunos viajes no se consideran de negocios, por ejemplo:
- Los viajes de ida y vuelta entre tu casa y tu lugar de trabajo. No puedes deducirlos ni en tu declaración individual ni en la de tu empresa.
- Si haces una parada en una tienda al volver a tu casa después de un viaje de negocios, las millas restantes de la tienda a tu hogar generalmente se consideran millas personales, por lo que no puedes incluirlas.
También puedes deducir los intereses por un préstamo para vehículo, las cuotas de registro y los impuestos sobre la propiedad, así como los gastos de estacionamiento y peajes, siempre que estén relacionados con fines comerciales.
Gastos reales del vehículo
Si decides usar el método de gastos reales, puedes deducir los siguientes gastos relacionados con el vehículo:
- Gasolina y aceite
- Mantenimiento y reparaciones
- Neumáticos
- Cuotas de registro e impuestos*
- Licencias
- Intereses por préstamos para vehículos*
- Seguros
- Pagos de alquiler o arrendamiento
- Depreciación
- Alquiler de garaje
- Peajes y costos de estacionamiento
* También son deducibles si eliges el método estándar por milla.
El porcentaje de uso (en función de las millas) que se hace del vehículo para fines comerciales determina la parte deducible de estos gastos.
Veamos cómo se hacen estos cálculos:
Supongamos que los gastos de gasolina, aceite y reparaciones suman $3,000 al año. Las cuotas y los impuestos son de $500. Los costos de intereses por préstamo y seguro son de $1,500. Si el vehículo es viejo, no se aplica la deducción por depreciación. Tus gastos reales totales son de $5,000.
- $3,000 + $500 + $1,500 = $5,000
El millaje total de tu vehículo es de 18,000 y las millas para fines comerciales registradas son 16,200. El porcentaje de uso comercial es del 90 %.
- 16,200 millas ÷ 18,000 millas = 0.9
- 0.9 × 100 = 90 % de uso para fines comerciales
Si usas el método de gastos reales, puedes deducir $4,500 (el 90 % de $5,000).
- $5,000 × 0.9 = $4,500
Si usas la tarifa estándar por milla, la deducción de 2023 será de $10,611.
- 8,100 millas × $0.655 = $10,611 al año
En este caso, el método estándar por milla te ofrece un mayor beneficio tributario. Por lo general, el porcentaje de uso comercial puede variar de un año a otro. Los gastos operativos son gastos anuales y no afectan los años subsiguientes.
Nota de TurboTax:
Incluso si usas la deducción de tarifa estándar por milla, puedes deducir los intereses por un préstamo para vehículo, las cuotas de registro y los impuestos sobre la propiedad, así como los gastos de estacionamiento y peajes, siempre que estén relacionados con gastos de negocio.
Depreciación
Es la cantidad del costo del vehículo que puedes deducir a lo largo del tiempo, ya que, por lo general, no se puede deducir el costo total en el año en que lo compraste. La tarifa estándar por milla incluye un importe por depreciación, que reduce la base ajustada del vehículo cuando decides venderlo o disponer de él. En el ejemplo anterior, funciona de la siguiente manera:
- Deducción estándar por milla de 2023: 16,200 millas × $0.655 por milla = $10,611.
- Depreciación por el vehículo equivalente incluida: 16,200 millas × $0.28 por milla = $4,536.
Si usas el método de gastos reales y compraste el vehículo nuevo en 2023, la deducción máxima por depreciación del primer año, incluida la depreciación adicional, para un automóvil en 2023 es de $20,200.
En el ejemplo anterior, la depreciación de un vehículo estaría limitada por el porcentaje de uso comercial del 90 % multiplicado por la deducción máxima por depreciación del primer año de 2023 de $20,200 (o $18,180).
Como la depreciación se acumula, el millaje de cada año afecta la base ajustada del vehículo. A su vez, la base ajustada se usará para determinar las ganancias o las pérdidas al vender el vehículo, por lo que es fundamental mantener buenos registros.
Nota: Para usar el método estándar por milla, debes elegirlo el primer año en que el vehículo es puesto en servicio. En los años posteriores, puedes cambiarlo por el método de gastos reales.
El dilema de la propiedad
Propietario de una empresa que trabaja por cuenta propia (propietario único)
El propietario puede elegir el método de gastos reales o el de tarifa estándar por milla en función de las reglas descritas anteriormente.
Si un empleado usa su vehículo personal para fines comerciales,
- por lo general, el empleador le reembolsa el millaje recorrido para esos fines usando la tarifa estándar por milla.
- El importe recibido por millas registradas no es tributable para el empleado y los gastos del vehículo son deducibles para el empleador.
Nota: Si tienes una LLC de un solo miembro y presentas un Anexo C con tu declaración de impuestos personal (Formulario 1040), se te considera propietario de una empresa que trabaja por cuenta propia para fines tributarios.
Sociedad anónima de tipo S o sociedad anónima de tipo C
El vehículo que se usa para fines comerciales puede pertenecer a una sociedad anónima o a un empleado (incluso si es un accionista). El método para reclamar la deducción variará según el propietario del vehículo.
Vehículo perteneciente a un empleado
Si un empleado (incluso si es un accionista) usa su vehículo personal para fines comerciales en nombre de la sociedad anónima:
- El empleado puede presentar una solicitud de reembolso a la sociedad anónima.
- Luego, la sociedad anónima le puede reembolsar los gastos usando la tarifa estándar por milla.
- La sociedad anónima obtiene una deducción por los gastos pagados del vehículo.
- El reembolso no se reporta como ingreso tributable del empleado.
Para los años tributarios anteriores a 2018, si el empleado no recibe un reembolso por los gastos de viaje de negocios, puede realizar lo siguiente:
- Puede reclamar una deducción de gastos comerciales no reembolsados como una deducción detallada miscelánea en el Anexo A del Formulario 1040.
- Puede usar el método de gastos reales o la tarifa estándar por milla para calcular el importe deducible.
A partir de 2018, los gastos de empleados no reembolsados ya no son deducibles.
Vehículo perteneciente a la sociedad anónima
Para determinar la deducción de los gastos de los vehículos de su propiedad, una sociedad anónima debe usar el método de gastos operativos reales y también está limitada por el porcentaje de uso comercial del vehículo.
La sociedad anónima puede deducir todos los gastos operativos del vehículo, independientemente del porcentaje de uso comercial, si este porcentaje se trata como ingreso del empleado.
- Esto suele suceder cuando se permite usar un vehículo de la empresa como beneficio de empleado.
- La deducción del porcentaje para uso personal que hace la sociedad anónima se trata como un gasto de compensación del empleado.
- Los ingresos del empleado por el uso personal de un vehículo corporativo se determinan según el valor de mercado del vehículo, y no según el método real o la tarifa estándar que se usan para determinar la deducción del costo de alquiler de un vehículo, por ejemplo.
Sociedad colectiva o compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés)
Las reglas son las mismas que para una sociedad anónima de tipo S, con una excepción: por lo general, un socio o miembro que tiene gastos de vehículo no reembolsados como requisito del acuerdo de la sociedad colectiva o compañía de responsabilidad limitada puede reclamar la deducción en el Anexo E del Formulario 1040, en lugar de hacerlo en el Anexo A.
Nota: Por lo general, es más sencillo para una empresa dejar que un empleado (incluso un accionista, socio o miembro) use su vehículo personal y envíe una solicitud de reembolso por los gastos. Esto reduce en gran medida la cantidad de registros para el empleador.
¿Comprar o alquilar?
Puedes usar el método de tarifa estándar por milla o el de gastos reales para los vehículos alquilados. Sin embargo, si usas la tarifa estándar por milla, no puedes cambiar al método de gastos reales en otro año.
- Si usas la tarifa estándar por milla para un vehículo alquilado, el importe del pago de alquiler no es deducible.
- Si usas el método de gastos reales, los vehículos alquilados no se pueden deducir. En cambio, se deduce la parte comercial del pago de alquiler.
Importe anual de inclusión de ingresos
Cuando el valor del vehículo alquilado supera cierto importe, también debes restar un importe de “inclusión de ingresos” del monto deducible de tu alquiler. Esta regla de inclusión de ingresos busca igualar los beneficios tributarios de alquilar y comprar vehículos para uso comercial.
- Para vehículos que se alquilan por primera vez en 2023, el límite es de $60,000.
- El importe de inclusión de ingresos varía según el importe del alquiler y la cantidad de años tributarios durante los cuales se usó el vehículo alquilado para fines comerciales.
- El importe de inclusión de ingresos aumenta cada año tributario durante cinco años.
- El IRS publica los importes de inclusión de ingresos cada año para los vehículos alquilados y puestos en servicio en ese año.
- El procedimiento de ingresos 2023-14 del IRS incluye la tabla de importes de inclusión de ingresos de 2023.
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